Correo corporativo del empleado publico

etiqueta del correo electrónico (formadora corporativa dana brownlee)

9.4.14Muchos clientes preguntan si los correos electrónicos enviados a o desde un empleado o funcionario público están sujetos a la Ley de Registros Públicos Abiertos (OPRA). La respuesta es sí: si el correo electrónico se consideraría un “registro gubernamental”, si se hubiera enviado por correo postal o algún otro método de correspondencia, entonces está sujeto a la OPRA. Incluso si los funcionarios o empleados públicos están utilizando una dirección de correo electrónico personal o su ordenador personal, los correos electrónicos están sujetos a la OPRA si están discutiendo los asuntos oficiales de la agencia pública. Por lo tanto, al hacer una solicitud, le recomendamos que busque ambos correos electrónicos, tanto de la dirección de correo electrónico oficial del empleado público como de su dirección de correo electrónico privada. Aunque hay muy poca orientación de los tribunales sobre esta cuestión, el GRC ha sostenido que una solicitud válida de correos electrónicos requiere lo siguiente: “Copias de todos los correos electrónicos enviados a o desde el alcalde Jones (utilizando su dirección de correo electrónico oficial del municipio o su dirección de correo electrónico personal) desde el 1 de agosto hasta el 15 de agosto de 2014 en relación con el desfile del 4 de julio (por favor, busque tanto la línea de asunto como el cuerpo del correo electrónico)” Hasta que un tribunal de Nueva Jersey dictamine lo contrario, recomendamos poner los tres elementos anteriores en una solicitud de correos electrónicos.

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Esta semana ha saltado la noticia de que Hillary Rodham Clinton utilizó exclusivamente su cuenta de correo electrónico personal para llevar a cabo asuntos gubernamentales mientras era Secretaria de Estado. Desgraciadamente, esta práctica se da con bastante frecuencia en los niveles locales de gobierno y tiene el potencial de socavar la transparencia gubernamental, ya que permite a los funcionarios públicos llevar a cabo asuntos públicos a puerta cerrada. Sin embargo, la Ley de Registros Públicos Abiertos (“OPRA”) de Nueva Jersey es lo suficientemente amplia como para exigir la presentación de dichos correos electrónicos.

La OPRA define un “registro gubernamental” como cualquier documento (incluida la información almacenada electrónicamente, como el correo electrónico) “que se ha hecho, mantenido o archivado” en el curso de los “asuntos oficiales” de un funcionario o empleado público. Esto significa que el derecho a acceder a un correo electrónico a través de la OPRA se basa en el contenido y la naturaleza de un correo electrónico en sí, no en la cuenta específica desde la que se envió el correo electrónico. En otras palabras, si un empleado público envía un correo electrónico en el que se discuten asuntos públicos, ese correo electrónico está sujeto a la OPRA, independientemente de si se envió desde la cuenta oficial de negocios del empleado público o desde una cuenta personal como Gmail o Yahoo.

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Muchos clientes preguntan si los correos electrónicos enviados a o desde un empleado o funcionario público están sujetos a la Ley de Registros Públicos Abiertos (OPRA). La respuesta es sí: si el correo electrónico se consideraría un “registro gubernamental”, si se hubiera enviado por correo postal o por algún otro método de correspondencia, entonces está sujeto a la OPRA. Incluso si los funcionarios o empleados públicos están utilizando una dirección de correo electrónico personal o su ordenador personal, los correos electrónicos están sujetos a la OPRA si están discutiendo los asuntos oficiales de la agencia pública. Por lo tanto, al hacer una solicitud, recomendamos que se pidan ambos correos electrónicos, tanto de la dirección de correo electrónico oficial del empleado público como de su dirección de correo electrónico privada.

Un ejemplo de una solicitud que probablemente sea válida es: “Copias de todos los correos electrónicos dirigidos a o procedentes del alcalde Jones (utilizando su dirección de correo electrónico oficial del municipio o su dirección de correo electrónico personal) del 1 de agosto al 15 de agosto de 2014 en relación con el desfile del 4 de julio (por favor, busque tanto la línea de asunto como el cuerpo del correo electrónico).”