Procedimiento administrativo local. el registro de entrada y salida de documentos

Libro de registro de documentos entrantes

Esta lista establece los periodos mínimos de conservación obligatorios para los registros que se encuentran habitualmente en todos los gobiernos locales, independientemente de su tipo. Ninguna oficina del gobierno local puede deshacerse de un registro enumerado en este calendario antes de que expire su período de conservación. Un programa de control de registros de un gobierno local no puede establecer un período de retención que sea menor que el establecido para el registro en este programa. Los registros originales en papel pueden eliminarse antes de la expiración de sus períodos mínimos de conservación si han sido microfilmados o almacenados electrónicamente de acuerdo con las disposiciones del Código del Gobierno Local, Capítulo 204 o Capítulo 205, según corresponda, y las normas de la Comisión de Archivos y Bibliotecas del Estado de Texas adoptadas bajo esos capítulos. La eliminación real de dichos registros por parte de un gobierno local está sujeta a las políticas y procedimientos de su programa de gestión de registros.

La sección 441.158 del Código de Gobierno establece que la Comisión de Archivos y Bibliotecas del Estado de Texas emitirá calendarios de retención de registros para cada tipo de gobierno local, incluyendo un calendario para los registros comunes a todos los tipos de gobierno local. La ley establece además que cada calendario debe indicar el período de retención prescrito por la ley federal o estatal, la regla de la corte o la regulación para un registro para el que se prescribe un período; y prescribir períodos de retención para todos los demás registros, que los períodos tienen el mismo efecto que si se prescribe por la ley después de que el calendario de retención de registros se adopta como una regla de la Comisión. Si procede, la redacción de la serie de registros coincidirá con la de cualquier ley, norma judicial o reglamento federal o estatal, y se citará la ley, norma o reglamento en la sección de Observaciones.

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Significado de los documentos entrantes y salientes

La eficacia de la administración pública depende de la correcta preparación, tratamiento y distribución del correo. Todo el personal que maneja el correo comparte esa responsabilidad. La recogida y entrega del correo corresponde a los mensajeros u otras personas designadas para ello.

El personal de la Oficina de Registros debe tratar con prontitud y precisión muchos tipos de correspondencia. La correspondencia entrante llegará a la Oficina de Registros de diferentes maneras. Una parte llegará a través del correo tradicional, otra a mano y otra por télex, fax o correo electrónico. También habrá diferencias en la forma de dirigir los artículos. Algunos irán dirigidos a un ministerio, departamento u organismo y otros a personas concretas, ya sea por su nombre o por su cargo. Otros artículos pueden tener una dirección inadecuada o ilegible. Un número menor de envíos llevará marcas de seguridad o privacidad, como «confidencial» o «personal». Algunos envíos pueden contener cheques, dinero u otros objetos de valor que deberán ser cuidadosamente registrados y contabilizados en la Oficina de Registros.

Qué es el fichero de localización de registros

Este calendario establece los períodos mínimos de conservación obligatorios para los registros que se encuentran habitualmente en los organismos de seguridad pública. Ninguna oficina del gobierno local puede deshacerse de un registro enumerado en este calendario antes de que expire su período de conservación. Un programa de control de registros de un gobierno local no puede establecer un período de retención que sea menor que el establecido para el registro en este programa.    Los registros originales en papel enumerados en este calendario pueden eliminarse antes de que expiren sus períodos mínimos de conservación si han sido microfilmados o almacenados electrónicamente de acuerdo con las disposiciones del Código de Gobierno Local, Capítulo 204 o Capítulo 205, según corresponda, y las normas de la Comisión de Archivos y Bibliotecas del Estado de Texas adoptadas bajo la autoridad de dichos capítulos. La eliminación real de dichos registros por parte de un gobierno local está sujeta a las políticas y procedimientos de su programa de gestión de registros.

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El Código de Gobierno, Sección 441.158, establece que la Comisión de Archivos y Bibliotecas del Estado de Texas emitirá calendarios de retención de registros para cada tipo de gobierno local, incluyendo un calendario para los registros comunes a todos los tipos de gobierno local. La ley establece además que cada calendario debe indicar el período de retención prescrito por la ley federal o estatal, la regla de la corte o la regulación para un registro para el que se prescribe un período; y prescribir períodos de retención para todos los demás registros, que los períodos tienen el mismo efecto que si se prescribe por la ley después de que el calendario de retención de registros se adopta como una regla de la Comisión. Si procede, la redacción de la serie de registros coincidirá con la de cualquier ley, norma judicial o reglamento federal o estatal, y se citará la ley, norma o reglamento en la sección de Observaciones.

101-05 gestión de registros

El personal de la Oficina de Registros debe tratar con prontitud y precisión muchos tipos de correspondencia. La correspondencia entrante llegará a la Oficina de Registros de diferentes maneras. Algunos llegarán a través del correo tradicional, otros en mano y otros por télex, fax o correo electrónico. También habrá diferencias en la forma de dirigir los artículos. Algunos irán dirigidos a un ministerio, departamento u organismo y otros a personas concretas, ya sea por su nombre o por su cargo. Otros artículos pueden tener una dirección inadecuada o ilegible. Un número menor de envíos llevará marcas de seguridad o privacidad, como «confidencial» o «personal». Algunos envíos pueden contener cheques, dinero u otros objetos de valor que deberán ser cuidadosamente registrados y contabilizados en la Oficina de Registros.

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El correo se deja sin abrir y se coloca en la bandeja correspondiente para su posterior clasificación y entrega. Todas las oficinas deberían disponer de al menos una bandeja de recogida para el correo entrante, en la que se deposita el correo ordinario externo sin abrir.